Технологии помогают ускорять и оптимизировать рабочие процессы, но иногда автоматизация может привести не только к автоматическому успеху, но и к автоматическому провалу… 😬
Наша компания решила внедрить автоматизированную систему рекрутинга, чтобы упростить и упорядочить весь процесс подбора сотрудников.
Система была новой – с момента запуска прошел всего месяц, а любая инновация неизбежно сопровождается небольшими трудностями, которые впоследствии превращаются в ценный опыт (а иногда и в забавные истории).
📌 Что произошло?
Наша HR-команда занималась подбором кандидата на важную должность. В процессе отбора кандидатам, не прошедшим дальше, должны были отправляться автоматические письма с отказом, персонализированные с правильными именами и данными.
Однако небольшая техническая ошибка и недостаточный опыт работы с новой системой автоматизации привели к неожиданному результату…
Представьте: все кандидаты получили одинаковое письмо с отказом, адресованное Нарине Кочинян, примерно такого содержания: 😳
📩 «Уважаемая Нарине Кочинян,
Благодарим за проявленный интерес и желание присоединиться к нашей команде. К сожалению, мы решили продолжить работу с другим кандидатом…»
Представляете лица ребят?
И в конце письма:
📌 С уважением,
Специалист HR
Нарине Кочинян
📌 Как мы решили проблему:
✔ Быстрая реакция – наша HR-команда немедленно связалась со всеми кандидатами, индивидуально извинилась по телефону и подробно объяснила ситуацию.
✔ Управление последствиями – мы искренне объяснили, что это была случайная техническая ошибка с нашей стороны, которая никак не повлияла на общий процесс отбора.
✔ Предотвращение повторения ошибки – мы извлекли урок и внедрили процедуру двойной проверки: теперь каждое автоматическое письмо предварительно отправляется команде в виде тестовой версии, чтобы убедиться, что всё правильно, и такие ошибки больше не повторятся.
📌 Что мы усвоили:
🔹 Технологии прекрасны, но их необходимо контролировать.
🔹 Автоматизированные HR-процессы нельзя на 100% оставлять системе без контроля.
🔹 Извиниться гораздо лучше, чем игнорировать ошибку.
И, наконец, этот случай снова напомнил нам, что HR – это не только цифры и процессы, а в первую очередь люди, общение с которыми должно быть индивидуальным.